KFC Italy punta sull’automazione di pagamenti e incassi con Piteco

RISTORAZIONE - KFC Italy ha avviato con Piteco un progetto di evoluzione della Tesoreria per centralizzare il controllo finanziario e automatizzare una parte crescente delle attività operative. Il brand globale del food retail, che conta circa 150 punti vendita in Italia ed è parte del gruppo multibrand Spoon Brands, punta a trasformare l’attuale struttura operativa in un sistema di controllo finanziario centralizzato, capace di gestire 14 società e 45 conti correnti, accompagnando al tempo stesso lo sviluppo della rete con 30 nuove aperture previste per l’anno.

Il percorso punta anche a ridurre il peso delle attività manuali e ripetitive a basso valore aggiunto, destinando maggiormente le risorse del team al supporto delle decisioni di business. Piteco, prima software house italiana di soluzioni gestionali per la Tesoreria e la pianificazione finanziaria, fa parte del Gruppo Zucchetti.

Una delle prime aree interessate dalla riorganizzazione è stata quella dei pagamenti. KFC Italy ha previsto l’approvazione e la registrazione contabile preventiva di ogni distinta e ha concentrato le uscite in due soli cicli mensili. Parallelamente è stata avviata la progressiva sostituzione delle Ri.Ba. con bonifici e addebiti diretti.

Quest’ultima scelta ha consentito di negoziare condizioni più favorevoli con i fornitori strategici, che percepiscono KFC come un pagatore ancora più affidabile e puntuale.

Anche la riconciliazione bancaria è stata interessata dal processo di automazione. Il team ha introdotto meccanismi di abbinamento automatico dei movimenti attraverso codice ABI e causale, insieme a regole di spunta lanciate ogni giorno con l’obiettivo di ridurre progressivamente il numero di operazioni da gestire manualmente.

Il progetto proseguirà con gli interventi previsti dalla roadmap 2026 della tesoreria. In collaborazione con i professionisti di Piteco è programmata l’integrazione di CBC - Corporate Banking Communication – piattaforma destinata a eliminare uno dei passaggi manuali ancora presenti nel processo.

Attualmente gli estratti conto vengono infatti scaricati dal remote banking e successivamente caricati in piattaforma, un’attività time-consuming e vulnerabile a rischi di alterazione o compromissione dei file. Con l’integrazione, il team potrà concentrare il proprio intervento sulle sole anomalie che richiedono una gestione diretta.

Una delle aree più complesse resta però la riconciliazione degli incassi, anche per la varietà dei canali utilizzati nel food retail. Per KFC Italy i flussi in entrata arrivano da contanti, pagamenti digitali e piattaforme di delivery come Glovo, Just Eat e Deliveroo. Queste ultime incidono per circa il 15% del fatturato.

I diversi operatori applicano modalità e tempistiche differenti: i pagamenti possono avvenire settimanalmente, a 15 o 20 giorni, attraverso portali dedicati e documenti eterogenei. A cambiare da partner a partner sono inoltre commissioni, trattenute, contestazioni e partecipazioni marketing, elementi che ridefiniscono l’incasso successivamente registrato in banca.

Si tratta di una dinamica strutturale nel settore. Le piattaforme di delivery impongono commissioni medie superiori al 18%, con punte oltre il 20% per un'azienda su tre, e nel 92% dei casi gli incassi sono differiti nel tempo - un fattore di rischio finanziario concreto per le imprese della ristorazione (INAPP).

Per gestire questa complessità, KFC ha avviato con Piteco la mappatura e l’automazione dei flussi in entrata, introducendo regole di riconciliazione automatica specifiche per ciascun canale. Il processo è ancora in fase di maturazione e troverà la sua soluzione ed evoluzione definitiva con l’adozione di IDM - Intelligent Data Matching -, soluzione dedicata all’analisi, il matching e la riconciliazione automatica di dati complessi e disomogenei.

IDM sarà utilizzata per riconciliare automaticamente la totalità degli incassi provenienti dagli operatori del food delivery, caratterizzati da portali differenti e documenti in formato PDF, CSV ed Excel, all’interno dei quali compaiono voci di costo variabili come commissioni, trattenute, contestazioni e partecipazioni marketing.

“Per un gruppo in forte crescita come il nostro, la Tesoreria non può più essere considerata una funzione puramente operativa” sottolinea Alessandro Caserta, Head of Finance and Treasury. “La centralizzazione dei pagamenti, l’automazione della riconciliazione e il presidio quotidiano della liquidità sono elementi fondamentali per sostenere lo sviluppo della rete, migliorare il controllo finanziario e liberare tempo del team da attività manuali a basso valore aggiunto. Con Piteco stiamo costruendo un modello più scalabile, sicuro e coerente con le ambizioni di crescita di KFC Italy”.

“Il food retail moderno è uno dei settori in cui la complessità finanziaria cresce in maniera estremamente veloce. La moltiplicazione dei canali di incasso digitale, la frammentazione delle piattaforme di delivery, la gestione multi-società su reti in continua espansione sono sfide che la Tesoreria tradizionale non è più attrezzata ad affrontare con strumenti manuali. Il percorso di KFC Italy dimostra come l’automazione dei processi di pagamento e riconciliazione non sia solo un’efficienza operativa, ma il presupposto per una pianificazione finanziaria accurata che guidi davvero le decisioni di crescita” spiega Paolo Virenti, CEO di Piteco.