Il tempo è il nuovo costo nascosto della ristorazione

RISTORAZIONE - Nella ristorazione il costo delle materie prime è sotto controllo, o almeno dovrebbe esserlo. Food cost, prezzi di acquisto, margini e sprechi, sono tutti indicatori che un ristoratore più o meno conosce e può monitorare più facilmente.

C'è però un altro costo che spesso non finisce in nessun foglio di calcolo e non lo si può quantificare facilmente: il tempo necessario per gestire gli acquisti.

Telefonare a un fornitore per verificare un prezzo, scrivere un messaggio per aggiungere un prodotto all’ordine, cercare una fattura che non si trova più, controllare l’orario di una consegna o coordinare più scarichi nella stessa giornata: prese singolarmente, sono attività che richiedono pochi minuti, ma che, sommate nell’arco di una settimana, possono trasformarsi in ore di lavoro.

Il costo della frammentazione

Il problema non è necessariamente il numero di fornitori. Un ristorante ha bisogno di prodotti diversi e spesso di interlocutori specializzati. Il problema nasce quando ogni fornitore richiede un processo diverso per ordinare e gestire la relazione.

Un ordine via WhatsApp, uno per telefono, uno tramite email. Un listino in PDF, un altro comunicato dall'agente. Una consegna al mattino e un'altra durante il servizio. Poi le fatture, distribuite tra diversi interlocutori e sistemi.

La complessità degli acquisti diventa così una parte invisibile del lavoro quotidiano.

E il tempo sottratto alla gestione non è neutrale: è tempo che il titolare non dedica alla propria squadra, lo chef non dedica alla cucina, il responsabile non dedica all'organizzazione del locale.

In un settore in cui il personale è una delle risorse più difficili da trovare e trattenere, utilizzare ore di lavoro qualificato per attività amministrative e ripetitive è un costo che merita di essere considerato.

Dal tempo speso al tempo recuperato

È proprio sulla riduzione di questa complessità che si inserisce Soplaya, piattaforma digitale per gli acquisti Horeca.

Il principio è semplice: portare la gestione degli approvvigionamenti all'interno di un unico ambiente digitale. Il ristoratore può cercare i prodotti, confrontare i prezzi aggiornati, effettuare gli ordini e consultare lo storico degli acquisti direttamente dall'App.

Anche la logistica viene organizzata per ridurre il numero di operazioni necessarie: gli ordini provenienti da diversi produttori vengono aggregati in un'unica consegna e unica fattura.

Il risultato non è soltanto una procedura più comoda. È la possibilità di ridurre il numero di passaggi necessari per arrivare dallo “devo comprare questo prodotto” al “il prodotto è in magazzino”.

Secondo le stime di Soplaya, chi utilizza la piattaforma in modo continuativo può arrivare a risparmiare fino a 20 ore a settimana nella gestione degli acquisti.

Il tempo come indicatore di efficienza

Considerare il tempo come un costo cambia anche il modo in cui si valuta un sistema di approvvigionamento.

Un fornitore non dovrebbe essere valutato soltanto sulla base del prezzo del singolo prodotto. Entrano in gioco anche la frequenza delle consegne, la puntualità, la semplicità dell'ordine, la gestione delle fatture, la possibilità di delegare e il tempo necessario per coordinare tutto.

È una prospettiva particolarmente rilevante per le attività che stanno crescendo. Quando aumenta il numero di coperti, il personale o dei punti vendita, aumenta anche la complessità degli acquisti. Senza strumenti adeguati, una parte della crescita rischia di tradursi semplicemente in più attività operative.

Soplaya punta invece a rendere il processo più scalabile: meno tempo dedicato alla gestione degli acquisti e più tempo dedicato alle attività che generano valore per il locale.

In un settore abituato a misurare ogni euro speso per una materia prima, forse è arrivato il momento di iniziare a misurare anche le ore spese per comprarla.

Soplaya è disponibile su App Store e Google Play o al link: www.soplaya.com. La registrazione è gratuita.