La regia discreta dell’hospitality: come cambia la gestione, nel segno della digitalizzazione

OSPITALITÀ E TURISMO - C’è una rivoluzione discreta (ma che sta procedendo letteralmente a tamburo battente) in ambito hospitality: quella che vede al centro gli sviluppi della digitalizzazione, con soluzioni come un gestionale per hotel. Parliamo di una piattaforma dedicata, messa a disposizione da parte di aziende specializzate come TeamSystem, indicata per alberghi, case vacanze, B&B e, più in generale, per le strutture ricettive.

Un cambiamento che interessa il modo stesso di organizzare il lavoro quotidiano, in quanto capace di supportare in operazioni spesso soggette all’errore, quando eseguite manualmente o con strumenti standard come Word, Excel o un gestionale generico: ci riferiamo ad esempio alle prenotazioni e al coordinamento delle attività interne.

In un settore in cui la qualità dell’accoglienza si misura anche attraverso l’efficienza dei servizi, poter contare su informazioni aggiornate e processi ben organizzati assume un’importanza crescente.

La digitalizzazione interviene proprio su questo fronte, semplificando le operazioni che si svolgono dietro le quinte e permettendo al personale di concentrarsi maggiormente sul rapporto con gli ospiti. Un ruolo discreto, persino invisibile, ma comunque impattante, grazie al quale il cliente percepisce una qualità finale di alto profilo.

Le criticità del modus operandi tradizionale: frammentato ed esposto all’errore

La gestione di una struttura ricettiva è un’attività complessa e richiede di coordinare quotidianamente operazioni differenti, spesso collegate tra loro.

Un approccio standard, come quello cui abbiamo accennato, ovvero caratterizzato da strumenti non specifici e da procedure manuali, è ormai superato, espone infatti a una perdita di controllo su alcuni passaggi, con conseguenze che è facile si riflettano sull’esperienza degli ospiti.

Tra le criticità più frequenti troviamo: 

• Errori nelle prenotazioni: disponibilità non aggiornate, sovrapposizioni e possibili casi di overbooking.

• Informazioni frammentate: dati distribuiti tra fogli di calcolo, documenti e comunicazioni, difficili da consultare in maniera tempestiva.

• Problemi di coordinamento: ritardi nel passaggio delle informazioni tra reception, housekeeping e altri reparti.

• Attività amministrative ripetitive: inserimenti manuali e verifiche che assorbono tempo e risorse.

• Gestione più difficoltosa degli imprevisti: modifiche alle prenotazioni e richieste dell’ultimo minuto che complicano l’organizzazione.

Sono tutte situazioni che possono evolvere in un vero e proprio ginepraio, anche perché spesso si sovrappongono, specialmente nei periodi in cui i ritmi di lavoro diventano più intensi.

Il supporto di un gestionale per hotel, sinergico ed efficiente

È per superare le criticità di un modus operandi tradizionale che nasce una soluzione di ultima generazione quale un gestionale per hotel, il quale tende a rappresentare un supporto molto concreto, grazie alla possibilità di riunire in un unico ambiente digitale le principali attività della struttura ricettiva.

Le funzionalità più interessanti riguardano diversi aspetti dell’operatività quotidiana. Vediamo quelli principali:

• Prenotazioni e disponibilità: si tratta di controllo delle camere e aggiornamento delle informazioni relative ai soggiorni.

• Reception: la piattaforma coadiuva efficacemente nella gestione delle operazioni di check-in e check-out e dei dati degli ospiti.

• Housekeeping: il software diventa uno spazio di coordinamento delle attività di pulizia e verifica dello stato delle camere, a fronte di documenti condivisi e di facile accesso.

• Amministrazione: chi si occupa di questi aspetti può contare su un supporto valido nella gestione dei documenti e delle operazioni contabili.

I benefici vanno quindi oltre la semplice riduzione delle attività manuali, a fronte di una maggiore fluidità dei processi e della possibilità di offrire un’accoglienza più puntuale e gradevole, anche nei momenti di maggiore affluenza.