Mancano 100 giorni al Natale: alcune decisioni non possono essere rimandate
A settembre non devi stabilire il menù di Natale, ma ci sono alcune decisioni operative che non possono essere rimandate a dicembre, quando sarà troppo tardi.
NOTIZIE HORECA - Dal 16 settembre mancano esattamente 100 giorni a Natale. A prima vista può sembrare troppo presto per occuparsene: dicembre è ancora lontano, le prenotazioni per le feste non sono iniziate e menu, turni e ordini possono certamente aspettare. Ma programmare una festività importante non significa anticipare oggi tutte le decisioni che serviranno tra tre mesi. Significa, al contrario, darsi il tempo necessario per prenderle una alla volta, senza arrivare alle ultime settimane con fornitori da trovare, personale da organizzare, prezzi da definire e problemi da risolvere contemporaneamente.
Per un locale, questi cento giorni possono diventare uno spazio prezioso di programmazione.
Da dove cominciare quando mancano ancora cento giorni? In questo articolo proviamo a mettere in ordine le prime decisioni che un locale dovrebbe affrontare già da ora, distinguendo ciò che richiede attenzione immediata da quello che può essere rimandato. L’obiettivo non è avere tutto pronto a settembre, ma costruire un percorso che permetta di arrivare alle festività senza rincorrere le scadenze, valutando con calma aperture, capacità del locale, personale, obiettivi economici e possibili criticità. Un modo per preparare per tempo una delle occasioni più importanti dell’anno, lasciandosi anche lo spazio necessario per correggere ciò che in passato non ha funzionato.
Prima di pensare al prossimo Natale, guardiamo a quello passato
La prima analisi riguarda ciò che è accaduto dodici mesi fa. Incassi e numero di coperti sono importanti, ma non raccontano tutto.
Vale la pena chiedersi quali servizi abbiano funzionato meglio, dove si siano create attese, quali piatti abbiano rallentato la cucina, quanto personale aggiuntivo sia stato necessario e quali prodotti siano avanzati. Anche problemi con fornitori, consegne, cancellazioni o richieste particolari possono offrire indicazioni preziose.
L’obiettivo non è ricostruire ogni dettaglio, ma individuare ciò che ha funzionato e due o tre errori da non ripetere. Il Natale precedente diventa così il primo strumento per programmare quello successivo.
Decidere prima di tutto quando e quanto lavorare
Prima del menu viene una domanda più semplice: quali servizi si vogliono realmente affrontare?
Vigilia, pranzo e cena del 25 dicembre, Santo Stefano e periodo tra Natale e Capodanno comportano carichi di lavoro e opportunità differenti. A settembre non serve ancora pubblicare gli orari, ma è utile iniziare a capire quali aperture siano realistiche.
Aprire più giorni o aumentare i coperti non garantisce automaticamente un risultato migliore. Ogni servizio comporta personale, preparazioni, acquisti e costi. La prima scelta riguarda quindi quanto lavoro il locale vuole e può sostenere.
Quanti coperti può gestire davvero il locale?
La capienza della sala non coincide necessariamente con la capacità reale di servizio. A Natale possono cambiare composizione dei tavoli, durata della permanenza, numero delle portate e richieste particolari. Il limite può trovarsi in cucina, in sala, nel lavaggio, nelle attrezzature o semplicemente nei tempi necessari per servire bene tutti.
Individuare ora il possibile collo di bottiglia aiuta a stabilire un numero di coperti sostenibile. Sala piena e organizzazione efficiente non sono sempre la stessa cosa.
Sul personale serve una prima verifica
Non è ancora il momento di costruire i turni di Natale, ma è utile capire se la squadra attuale potrà sostenere i servizi immaginati.
Si possono verificare le disponibilità indicative, le assenze già prevedibili e soprattutto i ruoli nei quali un’eventuale carenza creerebbe maggiori difficoltà. Se emerge la necessità di rinforzi, avere più tempo a disposizione amplia le possibilità di organizzarsi.
La domanda da porsi ora è quindi: con le persone disponibili, il locale può sostenere il programma che sta ipotizzando?
Fissare un obiettivo prima di stabilire i prezzi
Anche il prezzo del menu può aspettare. L’obiettivo economico, invece, dovrebbe iniziare a essere chiaro.
Il confronto con l’anno precedente permette di valutare se puntare sul numero dei coperti, sul valore medio del servizio oppure su un’organizzazione più semplice e redditizia.
Un locale pieno non è necessariamente un locale che ha lavorato bene dal punto di vista economico. Ore aggiuntive, sprechi, acquisti eccessivi o una proposta troppo complessa possono ridurre il margine.
Food cost e prezzi saranno definiti più avanti. Adesso serve sapere quale risultato si vuole ottenere e quali informazioni saranno necessarie per costruirlo.
Individuare ciò che richiede più anticipo
Non tutte le decisioni hanno gli stessi tempi: forniture particolari, prodotti artigianali, eventuali personalizzazioni, packaging, collaborazioni con produttori, interventi sulle attrezzature o ricerca di personale possono richiedere settimane.
Non significa ordinare tutto a settembre, piuttosto significa individuare ciò che non potrà essere lasciato all’ultimo momento e assegnargli una scadenza realistica. Programmare, in fondo, non vuol dire fare tutto prima, ma sapere quando sarà il momento giusto per farlo.
Cosa può ancora aspettare
A cento giorni dalle feste non è indispensabile avere il menu definitivo, scegliere tutte le materie prime, fissare i turni, conoscere il numero esatto dei coperti o comunicare già l’offerta natalizia.
Quello che dovrebbe esistere è una cornice di lavoro: quali servizi valutare, quale capacità non superare, quali criticità affrontare, se potrebbe servire personale aggiuntivo e quali scelte avranno bisogno di più tempo.
Il vantaggio dell’anticipo non è quindi iniziare il Natale a settembre, ma evitare che tutto diventi urgente nello stesso momento. Per le attività Horeca arrivare preparate alle festività significa soprattutto distribuire le decisioni nel tempo, fissare scadenze realistiche e conservare abbastanza margine per correggere eventuali errori. Nelle prossime settimane HorecaNews continuerà a sostenere gli operatori in questo percorso verso le festività, mettendo a fuoco le questioni operative che diventano progressivamente più importanti con l’avvicinarsi di dicembre.
