Prenotazioni al ristorante: ecco come tecnologia e strategie digitali riducono i no-show del 58%

INDAGINI E RICERCHE - Incrementoo, osservatorio specializzato nel settore digital&hospitality, ha condotto un'analisi approfondita sui comportamenti di prenotazione nel mondo della ristorazione italiana. Lo studio ha coinvolto 300 ristoranti di diverse tipologie - dal fine dining alle pizzerie gourmet, passando per i locali casual e i ristoranti d'hotel - analizzando oltre 212.000 prenotazioni per un totale di quasi 800.000 coperti nel periodo gennaio-agosto 2025.

I risultati mostrano un quadro interessante delle abitudini dei consumatori. Le piattaforme di prenotazione si confermano il canale principale con il 38% delle prenotazioni, seguite dai siti web e Google (22%), mentre il telefono mantiene ancora una quota significativa del 21%. Non trascurabili i canali WhatsApp (9%) e i walk-in in giornata (10%).

Strategie contro i no-show

Il fenomeno dei no-show rappresenta una sfida costante per i ristoratori, con un tasso medio del 12,8%. Tuttavia, l'indagine dimostra l'efficacia delle contromisure adottate: l'introduzione di caparre o pre-autorizzazioni riduce drasticamente il problema al 5,4%, registrando una diminuzione del 58%. La caparra media si attesta sui 20 euro a persona.

I reminder automatici via SMS, WhatsApp o email si rivelano altrettanto efficaci, portando a un'ulteriore riduzione del 32%.

Sul fronte delle politiche di cancellazione, la maggior parte dei ristoranti (64%) richiede un preavviso di 24 ore, mentre il 18% si accontenta di 12 ore. Il 10% dei locali non ha ancora implementato policy specifiche.

Tecnologie digitali al servizio della gestione

L'adozione di liste d'attesa digitali sta crescendo, con il 57% dei ristoranti che utilizza questo strumento. Il 14% pratica invece un overbooking controllato. In alcuni casi le liste d'attesa sono integrate con sistemi di automazione che propongono alternative in caso di rifiuto della prima proposta, arrivando fino all'invio di promozioni per incentivare visite nei giorni successivi.

I dati operativi su 100 ristoranti mostrano che il web rappresenta il 42,7% delle prenotazioni, seguito dal telefono (33,7%)  da Google diretto (17,6%) e walk-in (5,9%). All'interno del traffico web, il passaparola domina con il 43,7%, seguito da Instagram (14%) e Google (9,5%) Facebook (4,7%) e TikTok (2,6%). Tripadvisor, portali online e altri canali incidono marginalmente.

Marketing digitale e fidelizzazione

Le strategie di marketing e fidelizzazione stanno assumendo un ruolo sempre più centrale. Il 41% dei ristoranti ha implementato un CRM attivo, il 27% gestisce un programma loyalty e il 52% vende gift card. I risultati parlano chiaro: i clienti con programmi di fidelizzazione attivi tornano nel 48% dei casi entro 60 giorni, contro il 34% di quelli senza loyalty program.

Le attività di marketing digitale (Google, social media e campagne mirate) influenzano circa il 31% delle prenotazioni, dimostrando concretamente l'impatto del digital marketing sul traffico reale dei ristoranti.

«Dopo anni di crescita disordinata, la ristorazione italiana sta entrando in una fase di gestione più matura della domanda. Caparre, reminder e liste d'attesa digitali riducono sprechi e migliorano l'esperienza cliente» - spiega Stefano Visconti, CEO di Incrementoo. «La vera frontiera competitiva è l'affiliazione: CRM, loyalty e formule club spostano il focus dal singolo scontrino al valore nel tempo».

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