Gestire gli ingredienti prima che scadano: come salvare il menù e i conti

NOTIZIE HORECA - Un prodotto trovato oltre la data di scadenza è un problema evidente. Molto meno visibile è ciò che accade nei giorni precedenti, quando quella stessa referenza può ancora essere gestita e, a seconda dei casi, venduta, utilizzata, scontata o destinata alla redistribuzione. È in questa finestra di tempo che si gioca una parte importante della gestione delle scorte nell'Horeca: non soltanto controllare una data, ma riuscire a conoscerla abbastanza presto da poter prendere una decisione.

Per supermercati, negozi alimentari, ristoranti e servizi di ristorazione il tema incrocia sicurezza alimentare e riduzione degli sprechi, ma anche organizzazione quotidiana. E la direzione indicata dalle istituzioni europee va proprio verso la prevenzione: evitare innanzitutto che si generino eccedenze e, quando questo non è possibile, privilegiare la redistribuzione degli alimenti ancora sicuri per il consumo umano.

Data di scadenza e TMC: la differenza cambia tutto

Anche parlare genericamente di “prodotti scaduti” può generare confusione. Una delle distinzioni fondamentali per chi gestisce alimenti riguarda infatti le espressioni “da consumarsi entro” e “da consumarsi preferibilmente entro”.

Secondo EFSA, la prima riguarda la sicurezza alimentare. Un alimento contrassegnato con “da consumarsi entro” non deve essere consumato dopo la data indicata, anche quando apparentemente sembra ancora in buone condizioni.

Il termine minimo di conservazione, indicato con “da consumarsi preferibilmente entro”, riguarda invece principalmente la qualità. Se conservato correttamente, un alimento può essere ancora sicuro dopo quella data, anche se può avere perso parte delle caratteristiche originarie, come gusto, consistenza o freschezza.

Non è una distinzione marginale. Uno studio della Commissione europea pubblicato nel 2018 ha stimato che fino al 10% dello spreco alimentare generato annualmente nell'UE fosse collegato alle indicazioni temporali presenti sulle confezioni. La Commissione sottolinea infatti che una migliore comprensione e un corretto utilizzo delle date possono contribuire alla prevenzione dello spreco.

Prima della scadenza ci sono più possibilità

Per un operatore, quindi, il vero punto critico non è soltanto individuare ciò che ha già superato una data, ma sapere con sufficiente anticipo quali referenze stanno per raggiungerla.

Più ci si avvicina al limite senza avere informazioni chiare sulle scorte, più si restringe il margine per intervenire. Anticipare il controllo può invece consentire di organizzare meglio la rotazione, valutare eventuali ribassi o indirizzare le eccedenze verso forme di redistribuzione quando ne ricorrono le condizioni.

Anche in questo caso la distinzione tra le date è decisiva. Le indicazioni della Commissione europea sulla redistribuzione stabiliscono che un alimento non può essere donato dopo il superamento della data “use by”, mentre la redistribuzione dopo il “best before” è possibile a determinate condizioni e sotto la responsabilità dell'operatore.

In Italia la legge 166/2016 precisa inoltre che gli alimenti che hanno superato il termine minimo di conservazione possono essere ceduti secondo quanto previsto dalla normativa, purché siano garantite l'integrità dell'imballaggio primario e idonee condizioni di conservazione. Per gli alimenti molto deperibili dal punto di vista microbiologico, invece, dopo la data di scadenza sono considerati a rischio e non possono essere trasferiti né consumati.

La conseguenza pratica è chiara: intercettare prima una referenza significa avere più alternative rispetto ad accorgersene quando il tempo disponibile è già terminato.

Dal controllo dello scaffale alla gestione delle informazioni

Per molti punti vendita il controllo delle date comporta ancora una componente di verifica fisica delle merci. La tecnologia può però spostare parte del lavoro a monte, trasformando la data da informazione stampata sulla confezione a dato utilizzabile dai sistemi di gestione.

Non significa eliminare il controllo umano né affidare automaticamente alla tecnologia decisioni legate alla sicurezza. Significa piuttosto creare condizioni che permettano al personale di sapere in anticipo dove concentrare l'attenzione.

La trasformazione riguarda anche lo stesso codice presente sulle confezioni.

Entro il 2030 l'Europa chiede di ridurre lo spreco

A rendere il tema ancora più rilevante è il nuovo quadro europeo. La modifica alla direttiva quadro sui rifiuti approvata nel 2025 ha introdotto obiettivi vincolanti di riduzione dello spreco alimentare per gli Stati membri entro il 31 dicembre 2030.

Per retail e altre forme di distribuzione, ristoranti, servizi di ristorazione e famiglie è prevista una riduzione congiunta del 30% pro capite rispetto alla quantità media di rifiuti alimentari generata nel periodo 2021-2023. Per trasformazione e produzione l'obiettivo è invece una riduzione del 10%.

La precisazione è importante: il 30% non rappresenta un obbligo individuale imposto a ogni supermercato, ristorante o hotel. Si tratta di un target nazionale degli Stati membri, riferito complessivamente ai comparti indicati dalla direttiva.

Questo non rende però marginale il ruolo delle imprese. La stessa Commissione inserisce tra le misure di prevenzione la promozione dell'innovazione e delle soluzioni tecnologiche capaci di contribuire alla riduzione dello spreco.

Cosa significa per chi gestisce un punto vendita o un locale

Per un operatore il punto di partenza rimane molto concreto: sapere cosa è presente nelle scorte, quali date si stanno avvicinando e quanto tempo resta per intervenire.

Nel retail questo può aiutare a pianificare la rotazione delle referenze, individuare prima i prodotti che richiedono attenzione e organizzare eventuali ribassi o percorsi di redistribuzione. Nella ristorazione la stessa logica riguarda una gestione più puntuale delle scorte e delle materie prime, sempre nel rispetto delle condizioni di conservazione e delle regole di sicurezza alimentare.

La tecnologia, da sola, non elimina lo spreco e non sostituisce le procedure di sicurezza. Può però rendere disponibile prima un'informazione decisiva.

Perché quando la scadenza viene scoperta all'ultimo momento, la scelta spesso è già molto limitata. Gestirla significa invece provare ad arrivare a quella data sapendo in anticipo che cosa fare.

Le fonti utilizzate per realizzare questo approfondimento:

Eurostat – Food waste nell'UE, dati 2023: https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/w/ddn-20251016-2
EFSA – Food date labelling: https://www.efsa.europa.eu/it/safe2eat/food-date-labelling

Commissione europea – Date marking and food waste prevention: https://food.ec.europa.eu/food-safety/food-waste/eu-actions-against-food-waste/date-marking-and-food-waste-prevention_en

Commissione europea – Food donation: https://food.ec.europa.eu/food-safety/food-waste/eu-actions-against-food-waste/food-donation_en

Commissione europea – Food use and waste hierarchy: https://food.ec.europa.eu/food-safety/food-waste/eu-food-waste-relevant-legislation/food-use-and-waste-hierarchy_en

Legge 166/2016 – Gazzetta Ufficiale: https://www.gazzettaufficiale.it/eli/gu/2016/08/30/202/sg/pdf

GS1 – 2D Barcodes at Retail Point-of-Sale Implementation Guideline: https://ref.gs1.org/guidelines/2d-in-retail/

GS1 – Ambition 2027 for Retail: https://www.gs1.org/industries/retail/solution-provider-2d-readiness

Direttiva UE 2025/1892 – EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2025/1892/oj
Commissione europea – Food waste reduction targets: https://food.ec.europa.eu/food-safety/food-waste/eu-food-waste-relevant-legislation/food-waste-reduction-targets_en

Commissione europea – National food waste prevention programmes: https://food.ec.europa.eu/food-safety/food-waste/eu-food-waste-relevant-legislation/national-food-waste-prevention-programmes_en